Archiv für April, 2012

E-Mail Archivierung ist Pflicht

Mittwoch 25. April 2012 von mhollmann

Jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden (§147 AO, § 257 HGB). Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.

Diese Anforderungen können in der Praxis nur durch den Einsatz einer E-Mail- Archivierungslösung zuverlässig erfüllt werden. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Die E-Mail als Beweis nutzen

Im Rahmen von gerichtlichen Auseinandersetzungen kann die E-Mail durchaus als Beweis gewürdigt werden. Durch die vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung aller E-Mails schaffen Sie für Ihr Unternehmen auch in solchen Fällen eine optimale Ausgangsposition.

Steigerung der Produktivität

Bis zu 75% der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von E-Mails gespeichert. Der effiziente Zugriff auf diese Daten für alle Mitarbeiter und zu jeder Zeit ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor und Wettbewerbsvorteil. Durch E-Mail-Archivierung können Sie die Ressource “E-Mail” für Ihr Unternehmen optimal und vor allem langfristig nutzbar machen.

Schutz vor Datenverlusten

Wichtige E-Mails können durch technische Fehler, versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Oft löschen Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen ihr gesamtes E-Mail-Postfach. Eine E- Mail-Archivierungslösung kann so konfiguriert werden, dass alle E-Mails noch vor der Zustellung an die Anwender archiviert werden können.

Reduzierung von IT-Kosten

Die Aufrüstung und Wartung überlasteter E-Mail-Server, komplizierte Datensicherungen, zeitaufwändige Wiederherstellungsvorgänge und lange Ausfallzeiten im Schadensfall kosten kontinuierlich Zeit und Geld. Durch E- Mail-Archivierung können eine Vielzahl von E-Mail-bezogenen IT-Problemen gelöst und IT-Prozesse deutlich vereinfacht werden.

Durch die so eingesparten Kosten amortisiert sich die E-Mail- Archivierungslösung in der Regel schon nach kurzer Zeit.

Unabhängigkeit und Sicherheit

In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht auf lokalen E-Mail-Servern unter eigener Kontrolle, sondern auf den Servern externer Unternehmen im Internet gespeichert. Dies setzt ein enormes Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit dieser Unternehmen voraus.

Durch die unternehmensinterne Archivierung dieser extern verwalteten Daten ergänzen Sie Ihr Vertrauen durch eine einfache und wirksame Sicherungsmaßnahme.

Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie bei der Archivierung Ihrer E-Mails. Gerne erhalten Sie von uns eine kostenfreie Vorführung oder Testversion.

Kategorie: Allgemein | Keine Kommentare »

Neues Teammitglied im Kundensupport

Dienstag 24. April 2012 von mhollmann

Dennis Knoebel

Hi, ich heiße Dennis Knöbel, bin 22 Jahre alt und seit dem 18.03.2013 neuer Mitarbeiter bei der Hollmann IT GmbH.

Zurzeit wohne ich noch in Harpstedt. Meine Ausbildung habe ich als IT-Systemelektroniker bei der Deutschen Telekom in Bremen abgeschlossen und bin daher unter anderem Ihr Ansprechpartner rund um das Thema Telefonanlagen. Ich interessiere mich für alle informationstechnischen Dinge und für Autos. In meiner Freizeit höre ich Musik, treffe mich mit Freunden und bastele an meinem Auto.

Ich freue mich sehr, den Kundenservice der Hollmann IT GmbH zu verstärken.

Kategorie: Allgemein | Keine Kommentare »