Archiv für die 'Tipps & Tricks' Kategorie

Wussten Sie schon, dass … Windows XP-Rechner zum Sicherheitsrisiko werden?

Freitag 10. Januar 2014 von fwohlers

Sicherheitsrisiko Windows XP-Rechner

Das Betriebssystem „Windows XP“ ist auch 12 Jahre nach seiner Markteinführung weiterhin bei vielen Usern beliebt; laut statistischen Erhebungen ist „Windows XP“ noch auf rund 14 Prozent der PCs in Deutschland installiert. Die vertraute Nutzeroberfläche und die Zuverlässigkeit des Systems überzeugen und lassen den Wechsel auf ein aktuelleres Betriebssystem unnötig erscheinen.

Leider ist hier nun ein Ende in Sicht: Microsoft hat angekündigt, den Support für „Windows XP“ ab April 2014 einzustellen. Selbstverständlich können die entsprechenden Rechner auch nach dieser Deadline weiter benutzt werden.  Allerdings müssen die User mit zunehmenden Sicherheitsrisiken rechnen. Microsoft schließt mit seinem Support auftretende Sicherheitslücken durch regelmäßige Updates. Fällt dies nun weg, kann der Computer durch Internet- und E-Mail-Nutzung in zunehmendem Maße von Viren und Schadprogrammen befallen werden.

Ein Wechsel des Betriebssystems ist aus unserer Sicht unvermeidlich. Eine gute Option ist hierbei das seit Oktober 2013 erhältliche „Windows 8.1“. Viele Kritikpunkte am gefloppten  „Windows 8“ wurden mit dem Update überarbeitet, Microsoft kündigt mehr als 800 Verbesserungen an.  Als größte Neuerung wird die Wiedereinführung des von vielen Usern schmerzlich vermissten Start-Buttons gesehen. Auch der Cloud-Speicher SkyDrive bietet Vorteile: Neben Benutzerkonten können Apps, alle PC-Einstellung sowie Fotos automatisch im Netz gespeichert werden.

Als Fazit kann man sagen: der Umstieg von Windows XP – Nutzern ist aus Sicherheitsgründen ein Muss. Vista- oder Windows 7 – Nutzer, die vor der Kacheloptik von Windows 8 bzw. 8.1 zurück schrecken, dürfen  – noch – bei ihrem gewohnten Betriebssystem bleiben.

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Wussten Sie schon, dass … e-Mails und Daten archiviert werden müssen?

Dienstag 29. Oktober 2013 von mhollmann

File search

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen sind bereits seit Anfang 2002 in Kraft. In diesen schreibt das Bundesfinanzministerium vor, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Dafür ist eine zehnjährige Archivierung vorgesehen, für sonstige Unterlagen gelten sechs Jahre.

Unternehmer sind nicht nur dazu verpflichtet, e-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen auch gewährleisten, dass alle betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten e-Mails samt deren Anhängen jederzeit verfügbar gemacht werden können.

Wem als verantwortlichem Mitarbeiter mangelnde Pflichterfüllung nachgewiesen wird, riskiert arbeitsrechtliche Probleme – beim Unternehmen selbst kann es bei lückenhafter Dokumentation im schlimmsten Fall zu einer Zwangsschätzung der Unternehmenswerte durch das Finanzamt kommen. Weitere Informationen erhalten Sie unter §238 HGB und auch unter GDPDU.

Sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie bei der Archivierung Ihrer E-Mails. Gerne erhalten Sie von uns eine kostenfreie Vorführung oder Testversion.

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Wussten Sie schon, dass …die Sicherheit der IT ein Kriterium für die Kreditvergabe nach Basel II ist?

Dienstag 15. Oktober 2013 von mhollmann

Vorgaben der Kreditvergabe

Die Banken achten bei der Vergabe von Krediten für Investitionen darauf, ob die unternehmensrelevanten Daten und Prozesse dauerhaft verfügbar und geschützt sind. Dabei werden 12 zentrale Fragen gestellt:

  1. Ist der Wert der IT-Systeme für die relevanten Geschäftsprozesse bekannt?
  2. Liegt eine aktuelle Risikoanalyse vor?
  3. Gibt es schriftlich fixierte Sicherheitsvorgaben für das Unternehmen?
  4. Sind alle Mitarbeiter darüber belehrt und sensibilisiert?
  5. Erfolgt die elektronische Kommunikation entsprechend den rechtlichen Rahmenbedingungen?
  6. Wird der Datenverkehr zumindest an den Netzgrenzen kontrolliert?
  7. Gibt es einen tagesaktuellen Virenschutz?
  8. Gibt es ein erprobtes Krisenzenario für Daten- und/oder Technik-Verlust?
  9. Werden alle kritischen Programme in aktueller Version betrieben?
  10. Existieren intern die notwendigen Ressourcen?
  11. Entsprechen die baulichen Gegebenheiten den Erfordernissen?
  12. Gibt es einen IT-Sicherheitsbeauftragten in verantwortlicher Position?

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Wussten Sie schon, dass … die falsche oder nicht vorhandene e-Mail-Signatur eine Abmahnfalle ist?

Dienstag 24. September 2013 von mhollmann

Rechtssichere E-Mail-Signaturen

Seit dem 1.Januar 2007 hat der Gesetzgeber mit dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) einige Paragrafen zur Informationspflicht auf Geschäftsbriefen abgeändert. Dies sind § 37a Absatz 1 Satz 1 und § 125a Absatz 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch (HGB), § 35a Absatz 1 Satz 1 Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) und § 80 Absatz 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG).

In diese Paragrafen wurde die Passage „gleichviel in welcher Form“ zur Konkretisierung des Begriffs des Geschäftsbriefs aufgenommen. Es war nämlich bislang unter Juristen hoch umstritten, ob beispielsweise die E-Mails Ihres Unternehmens als Geschäftsbrief anzusehen sind oder nicht. Dieser Streit hat sich mit der Änderung erledigt. Mit der Einfügung dieser vier Worte bringt der Gesetzgeber zum Ausdruck, dass es gerade nicht mehr auf die Form ankommt. Die ganz normalen E-Mails Ihrer Mitarbeiter können zukünftig unter diese Regelung fallen, sofern es sich um Geschäftsbriefe handelt.

Folgende Inhalte müssen Ihre e-Mail-Signaturen enthalten (Publizitätspflicht):

Zu den Pflichtangaben gehören Handelsregisterangaben wie Registergericht, dessen Abteilung, Firmenname und Sitz, Rechtsform sowie vertretungsberechtigte Personen. Das sind beispielsweise Geschäftsführer, Vorstand oder Prokuristen. Auch Kontaktdaten wie Mail-Adresse, Homepage, Telefon- und Faxnummer sind sinnvoll. Die Daten müssen allerdings direkt in der E-Mail enthalten sein; ein Link auf das Impressum einer Webseite reicht nicht aus.

Wir helfen Ihnen gerne bei der zentralen Verwaltung Ihrer E-Mail Signaturen, so dass diese stets rechtlich einwandfrei von allen Mitarbeitern verwendet werden.

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Kontaktdaten per QR-Code austauschen

Montag 3. September 2012 von mhollmann

Was ist das manchmal nervig. Visitenkarte bekommen und die Daten sollen jetzt erfasst werden. Da heißt es oft Visitenkarte abtippen oder irgendwelche schlechten Visitenkarten-Scanner benutzen. Das muss nicht sein.

Dank des flexiblen QR-Codes lassen sich Kontaktinformationen sehr leicht austauschen. Einfach den Code per Smartphone scannen und “schwups” sind die Kontaktdaten erfasst. Das ist eine echt praktische Sache. Probieren Sie es doch einmal aus. Der hier abgebildete Code beinhaltet unsere Kontaktdaten. Unsere Lieblings-App für diesen Zweck ist “Barcoo”. Diese App ist für alle wesentlichen Smartphones verfügbar.

Also eine herzliche Bitte von uns. Erstellen Sie sich einen eigenen Code und rauf auf die Visitenkarte und auf die Web-Seite. Schauen Sie mal in unser Impressum :-)

Ein solcher Code lässt sich ganz einfach selber erstellen. Auf dieser Webseite können die Kontaktdaten einfach eingetragen werden und der Code wird direkt generiert. Wirklich einfach. Falls es irgendwo klemmt helfen wir gerne.

Also, auf geht´s. Happy coding and scanning :-)

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